L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione, da parte dell’Ufficiale d’Anagrafe, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.
L’autenticazione, quindi:
• attesta che il documento è attribuibile al soggetto che firma la dichiarazione;
• attesta la data in cui la dichiarazione viene firmata.
L'autentica di firma è possibile per:
• dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati, qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza, riguardanti se stesso e/o altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.) ;
• istanze da presentare a privati (mai a uffici pubblici o gestori di pubblico servizio);
• deleghe per la riscossione di benefici economici (esempio pensioni) da parte di terze persone;
• atti e dichiarazioni aventi ad oggetto l'alienazione di beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi (art. 7 Legge 4 agosto 2006, n. 248)
Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private, ..) né concretizzare una delega (salvo quanto previsto da normative speciali) o procura.
Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere in lingua italiana; al documento in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione.
E’ assolutamente vietato autenticare la firma «in bianco», vale a dire apposta su un foglio bianco, privo di una dichiarazione o istanza.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non prevedono l'autenticazione della firma.
Per atti diversi da quelli sopraelencati, l’autentica di firma può essere rilasciata solo da un notaio.